Die Zeit der Papierrechnungen läuft aus: Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im innerdeutschen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) Pflicht. Das bedeutet konkret: Wer Rechnungen empfängt, muss sein Unternehmen bereits für eingehende E-Rechnungen fit gemacht haben. Ihre Firma muss sie nicht nur empfangen, sondern auch verarbeiten und revisionssicher archivieren können.

Müssen E-Rechnungen auch archiviert werden?

Zwingend! E-Rechnungen fallen unter die GoBD und müssen elektronisch sowie revisionssicher archiviert werden. Es reicht NICHT, wenn Sie:

• Nur einen Ausdruck der E-Rechnung aufbewahren.
• Einen Ordner „Archiv“ im E-Mail-Postfach einrichten und die E-Rechnungen dort ablegen.
• Ein Extra-Postfach nur für E-Eingangsrechnungen einrichten.
• Die Archivierungsfunktion von Microsoft Outlook oder Thunderbird für Ihre E-Rechnungen nutzen.
• Ihre E-Rechnungen mangels geeigneter Archivierungsmöglichkeiten in den Mailboxen z.B. bei T-Online, GMX, web.de & Co. (bzw. IMAP-Postfächern anderer Anbieter) liegen lassen oder ablegen.

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