POP3 oder IMAP?
Zum Abholen Ihrer Emails am Mailserver stehen zwei sogenannte “Protokolle” zur Verfügung. Ein Protokoll ist wie eine Sprache, die benutzt wird, um mit dem Mailserver zu kommunizieren. Aber bei den zur Verfügung stehenden Protokollen POP3 und IMAP gibt es noch weitere Unterschiede, wie Ihre Emails behandelt werden.
Grob gesagt ist der größte Unterschied, dass Ihre Emails bei der Nutzung von POP3 vom Mailserver abgeholt und lokal auf Ihrem Computer gespeichert werden. Auf dem Mailserver stehen sie dann nicht mehr zur Verfügung. (Ausnahme siehe genauere Beschreibung). Wenn Sie IMAP verwenden, bleiben die Emails auf dem Mailserver liegen und Sie können mit mehreren Computern oder Webmail (auch gleichzeitig) darauf zugreifen.
Nun etwas ausführlicher:
POP3
Bei der Verwendung von POP3 werden die Nachrichten durch das Email Programm vom Mailserver abgeholt und lokal auf dem Rechner gespeichert. Gerade wenn das Postfach auf dem Server vielleicht nicht so groß ist, bietet sich die Nutzung von POP3 also an, da ansonsten das Postfach voll laufen könnte und keine Emails mehr angenommen werden.
Allgemein gilt POP3 heutzutage allerdings als “veraltet”, da vermehrt mehrere Endgeräte benutzt werden (z.B. Desktop, Laptop, Smartphone) und somit der Emailbestand auf den Geräten unterschiedlich ist.
Die meisten Mailprogramme bieten eine Möglichkeit, die per POP3 abgeholten Emails noch für einen bestimmten Zeitraum auf dem Server zu belassen, um so ggf. per Webmail nochmal auf eine z.B. auf dem Desktop Rechner versehentlich gelöschte Email zuzugreifen. Ein Nachteil von POP3 ist, dass es nur Emails aus dem Posteingang abrufen kann. Eventuell vorhandene Ordner in der Mailbox werden nicht berücksichtigt.
Ein weiterer Nachteil ist, dass gesendete Emails immer lokal auf dem Rechner liegen, von dem aus die Email gesendet wurde. Diese werden nicht auf den Mailserver synchronisiert, so dass Sie mit einem anderen Rechner darauf zugreifen könnten.
IMAP
Beim Abruf der Emails mit IMAP zeigt das Emailprogramm nur die Emails an, die physikalisch auf dem Server beim Provider liegen. Der wesentliche Vorteil ist, dass Sie mit mehreren Endgeräten (auch gleichzeitig) darauf zugreifen können. Wenn Sie z.B. ihren Desktop Rechner einmal neu installieren müssen, gehen die Emails nicht verloren, da dieses weiterhin auf dem Mailserver liegen. Wenn Sie z.B. Emails unterwegs mit dem Smartphone versenden, wird eine Kopie dieser Email auf dem Server im Ordner für gesendete Nachrichten gespeichert, so dass Sie mitdem Computer zu Hause auch darauf zugreifen können.
Der Nachteil von IMAP ist, dass diese serverseiteige Speicherung der Emails zu lasten des zur Verfügung stehenden Speicherplatzes pro Postfach gehen. Im Webmail von schnied.net können Sie den aktuellen Speicherplatzverbrauch ansehen.
Sie sind Outlook Nutzer?
Generell kann Outlook via IMAP mit dem Server kommunizieren. Allerdings hält Outlook sich nicht an gewisse Standards bei den Ordnerstrukturen auf dem Mailserver, welche sich über die vielen Jahre etabliert haben und von den meisten anderen IMAP fähigen Mailclients eingehalten werden. Mit grossem manuellem Konfigurationsaufwand kann man Outlook zwar so einstellen, dass es sich größtenteils wie ein normaler IMAP Client verhält, aber das empfehlen wir nur fortgeschrittenen Benutzern mit entsprechender Erfahrung.
Aus diesem Grund raten wir allen anderen Kunden dringend von der Nutzung von Outlook im Zusammenspiel mit IMAP ab! Es gibt genügend Alternativen, welche (bezogen auf IMAP) wesentlich besser funktionieren als Outlook.